Tuần vừa rồi, ở cương vị người tuyển dụng, mình phỏng vấn 2 bạn cho vị trí chuyên viên phòng, 1 bạn đang là Trưởng nhóm kiểm toán và 1 bạn chưa từng làm kiểm toán. Không phải mẫu số chung nhưng trong trường hợp này, bạn đã từng làm kiểm toán có tư duy mở và sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi, thử thách hơn bạn còn lại, có lẽ một phần vì trong tính chất công việc hàng ngày đã rèn luyện cho kiểm toán viên đặc điểm này: mỗi khách hàng một loại hình hoạt động và sổ sách kế toán khác nhau. Ngược lại, bạn ứng viên còn lại am hiểu sự vận hành thực tế trong doanh nghiệp hơn. Hiểu nôm na, làm kiểm toán giống như rễ chùm, diện tích bộ rễ rộng nhưng không sâu, còn khi bước vào trong doanh nghiệp, bạn sẽ trở thành rễ cọc đâm sâu vào lòng đất.
Nếu được chọn lại, mình vẫn muốn trở thành bộ rễ chùm khi còn trẻ để tốc độ học hỏi nhanh nhất và bản thân không sợ sự thay đổi, bởi điều bất biến duy nhất trong cuộc sống chính là sự thay đổi. Dù thời gian làm kiểm toán không dài nhưng mình cũng đã được tiếp xúc với hàng trăm khách hàng khác nhau. Không chỉ trau dồi kiến thức chuyên môn, mình còn được học về kỹ năng mềm cũng như thái độ trong công việc từ chính sếp và khách hàng. Chính các job và khách hàng khó nhằn lại là điều mình nhớ nhất, không chỉ vì bị “ăn hành sưng húp mắt” mà còn bởi đây chính là “người thầy” dạy mình nhiều nhất.
Trong bài viết này, mình xin chia sẻ với bạn 5 trong số rất nhiều bài học mình thu nhặt được trong 3 năm làm kiểm toán, và đến giờ, vẫn vận dụng chúng không chỉ trong công việc mà cả cuộc sống.
- Bản thân làm việc không khoa học sẽ làm khổ người khác
Một yêu cầu bắt buộc đối với khách hàng là trước khi bắt đầu job, kế toán trưởng phải gửi cho nhóm kiểm toán số liệu kế toán cuối cùng theo quan điểm của kế toán trưởng, sau đó, mọi thay đổi sẽ được ghi thành Bút toán điều chỉnh thay vì điều chỉnh thẳng vào bút toán cũ đã hạch toán, để dễ dàng trong việc theo dõi, kiểm tra.
Đến với job V với lời truyền lại từ team năm trước “Chị H làm số liệu khá lộn xộn”, mình đã dặn kỹ khách hàng về nguyên tắc kể trên. Tuy nhiên, khi team hoàn thành xong fieldword, người chị vui tính sửa thẳng vào các bút toán cũ và gửi lại file số liệu cho mình tỉnh queo “Chị mới điều chỉnh số, em xem nhé”, nhưng không ghi lại điều chỉnh những bút toán nào. Nhận email, mình không biết nên khóc hay cười. Với vai trò trưởng nhóm, mình phải ngồi đối chiếu 2 sổ nhật ký chung với hàng nghìn dòng giao dịch để tìm điểm khác nhau.
Sau nguyên ngày thứ 7, dù làm công việc hơi “vô nghĩa” nếu từ đầu chị H làm việc khoa học hơn, nhưng mình cũng đã tìm được hàng chục bút toán điều chỉnh của chị, từ nho nhỏ vài ngàn tới to to vài chục triệu. Đúng là trong cái khó ló cái khôn, “3 phần bất lực, 7 phần tiền lương” nên vẫn có cách để làm. Nhưng từ đó, mình luôn tự dặn bản thân “Hãy nhớ tới chị H mỗi lần muốn làm việc “lộn xộn”, bởi khi bản thân làm việc không khoa học sẽ làm khổ người khác và ảnh hưởng tới hiệu suất, kết quả của cả nhóm.
- Làm Sếp không chỉ nói giỏi
Một buổi sáng thứ 2, mình vui vẻ đến công ty và sẽ có cả ngày ngồi trả file thì đùng 1 cái nghe tin leader job M đi đẻ, nên bất đắc dĩ mình trở thành Trưởng nhóm 1 job chưa biết mô tê gì. Hôm đó, anh Trưởng phòng dẫn mình đi khách, trong cuộc trò chuyện đầu tiên, mình ngồi nghe chăm chú xem có những vấn đề gì cần lưu ý. Vấn đề nổi cộm nhất là có một khoản chênh lệch đã phát sinh từ nhiều năm, sếp mình và khách hàng trao đổi với nhau cứ như đã rõ bản chất khoản này. Khi khách hàng rời khỏi phòng, mình hỏi lại sếp, anh vẫn nói rất chung chung nhưng không có hướng giải quyết nào cả.
Cuối cùng, để tìm được “cái cục đó” là khoản gì, mình đã phải mò lại giấy tờ làm việc trong gần 10 năm của job và ơn trời, đã tìm ra. Nhưng điều hài hước hơn là khoản chênh lệch đó do chính sếp mình gây ra từ ngày còn làm thực tập sinh tại Công ty. Chiếc job nhỏ giúp mình học được rằng: làm leader không chỉ nói giỏi mà còn phải đưa ra được hướng giải quyết cho cả team, hay sẵn sàng thừa nhận vấn đề khi sai.
- Luôn nắm rõ deadline
Lần ấy, team 4 đứa đi job 1 khách hàng mới với nhiều vấn đề xoắn não. Mình nhớ cả lũ phải cày 2 tối muộn đến tầm 11h-12h đêm ở văn phòng để hòm hòm file và báo cáo nộp sếp trước khi mình đi công tác Sài Gòn. Đang đau đầu với job tiếp theo thì chị khách hàng gọi điện mắng ầm ầm, bảo sao chưa trả báo cáo, bên chị cần để họp Đại hội đồng cổ đông. Lúc này mình mới ớ người ra, trong Hợp đồng chỉ ghi trả Dự thảo báo cáo trong vòng 2 ngày kể từ ngày hoàn thành filedwork chứ không nói là khách hàng cần gấp. Thế là mình phải gọi điện ngay về nhà để sếp xem báo cáo và lại một đêm thức ở Sài Gòn để kịp hoàn thành.
Rút kinh nghiệm từ lần bị mắng oan, mỗi job tiếp theo, dù trong Hợp đồng quy định cụ thể thời gian gửi báo cáo, mình vẫn cẩn thận hỏi lại khách hàng. Đồng thời, với những job cần gấp, mình luôn yêu cầu khách hàng phải gửi tài liệu đúng thời gian thì mình mới có thể cam kết tiến độ. Mặt khác, với các thành viên trong nhóm, dù biết ai cũng bận và không chỉ đi mỗi job của mình nhưng mình luôn cố gắng nhắc nhở mọi người hoàn thành working paper trong filedwork để về không bị pending, và với các job gấp thì thôi tất cả lên văn phòng ngồi cày xong thì về.
Một người bạn chia sẻ cho mình ý khá hay về deadline: Mặc dù deadline là thời hạn cuối cùng để hoàn thành một công việc nhưng việc biết deadline là để sắp xếp và hoàn thành 1 công việc trước thời điểm đó, để không rơi vào tình trạng deadline đè, hay khi làm xong lần 1 có thời gian kiểm tra kỹ trước khi nộp. Đừng để các việc bình thường nhưng khẩn cấp (do đến deadline) ảnh hưởng tới các việc quan trọng và khẩn cấp của bạn.
- Khả năng của con người là vô hạn
Mình có đam mê “mò số”, số càng khó thì khi thông được càng sướng.
Hôm đó, do một bạn nghỉ ốm nên mình đi job hộ 1 ngày và chỉ nhận các phần hành đơn giản để có thể hoàn thành ngay. Bạn có nhờ mình thu thập tài liệu của phần hành lương nên mình cũng gửi lại đầy đủ và hôm sau lên đường đi Huế. Trong mấy ngày mình ở Huế, vì bạn quá lụt nên vứt thẳng chiếc job mình đi hộ 1 ngày mà khách hàng đòi gấp nên sếp bảo mình hoàn thành nốt. Thú thực, lúc đó mình rơi vào tình trạng dở khóc dở cười vì các dữ liệu thu thập chưa đủ trong khi team đã kết thúc filedwork tại khách hàng, ngoài ra lương là một phần hành khó do phải phân bổ cho nhiều dự án nên mình mày mò mãi không ra. Mình tạm bỏ qua 1 bên, đi làm job khác. Đến sáng hôm sau, mở working paper ra, tự nhiên mọi con số thông suốt đến kỳ lạ khiến chính mình cũng bất ngờ.
Có một sự thật không biết bạn có để ý không, khi bị dồn vào những tính huống cấp bách, chúng ta thường phát hiện ra bản thân có thể làm được nhiều hơn mình nghĩ. Có một bộ film mình từng xem ngoài rạp, đại ý con người mới chỉ sử dụng vài % của công suất của não bộ, và kỳ thực khi chỉ số này đến mức 100%, tốc độ suy nghĩ, phân tích của nữ chính trong film đạt tới đỉnh cao. Mình nhớ bộ film này là bởi vì xem xong mình chẳng hiểu gì =)) chắc do não vẫn hoạt động ở tốc độ chậm. Nhưng ý mình là, đầu mùa, nhìn job plan, kiểm toán viên thường nghĩ ôi làm sao hoàn thành được mớ job với nhúm người này, nhưng cuối mùa đâu lại vào đó.
- Kiên trì, kiên trì và kiên trì
Năm đầu tiên ở vị trí Trợ lý kiểm toán, mình được giao phần hành giá thành của một doanh nghiệp cơ khí. Bên cạnh việc các bước làm còn chưa thuần thục, job này dù là năm thứ hai làm nhưng giấy tờ làm việc của phần hành này của năm ngoái vẫn chưa hoàn chỉnh nên không có gì để dựa vào. Vẫn là mình vật vã với đống số liệu từ interim tới final nhưng đến sát ngày phải gửi dự thảo báo cáo, mọi thứ vẫn như mớ bòng bong. Cuối cùng, mình phải khắc phục tình huống bằng một chiếc working paper na ná năm trước.
Sang năm sau, mình tiếp tục được phân công làm giá thành của khách hàng này do năm ngoái “đã có kinh nghiệm”. Lần này, với quyết tâm phải thông não, mình và chị khách hàng “ôm nhau” từ interim tới final, chị cho mình hẳn 1 chiếc máy tính kết nối phần mềm kế toán để thích xuất báo cáo gì từ phần mềm thì lấy. Mình lần lượt thu hẹp các chênh lệch số liệu và cuối cùng, mình đã đưa nó về dưới mức trọng yếu để có thể tự tin ghi chữ “Immaterial >> Pass”. Vậy là phần hành giá thành hoàn thành trong sung sướng.
Những giây phút khó khăn, nản lòng trong nghề kiểm toán thì không hiếm. Nhưng với tâm niệm “bài toán khó thì phải dành cho học sinh giỏi”, việc duy nhất chúng mình có thể làm là bình tĩnh đón nhận và gỡ rối từ từ, rồi rút ra những bài học nho nhỏ để không rơi vào vết xe đổ lần sau.
Hơn tất cả, không chỉ là các bài học riêng lẻ, các job kiểm toán giúp mình hiểu hơn câu nói “Hãy đối xử với người khác như cách bạn muốn được nhận lại”, hay “Cho đi trước khi nhận lại” – là điều đã trở thành triết lý cuộc sống chứ không riêng nghề kiểm toán.
Cám ơn bạn đã ghé đọc,
Minh Hiền.