5 kỹ năng ai cũng cần trong nghề kiểm toán

Trong mùa bận, mỗi tuần 1 kiểm toán viên có thể phải làm 2-3 job với các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Ngoài thời gian phỏng vấn, thu thập bằng chứng và thực hiện các thủ tục kiểm toán ở khách hàng, kiểm toán viên cũng còn ti tỉ các việc không tên khác ở văn phòng như hoàn thiện file, lập báo cáo,… Vậy làm thế nào để một người chân ướt chân ráo vào nghề có thể sống sót qua năm đầu tiên, năm thứ hai hay lựa chọn kiểm toán là sự nghiệp lâu dài? Chìa khóa chính là sở hữu bộ kỹ năng mềm cơ bản, càng lâu năm thì các kỹ năng này càng thuần thục, ngấm vào máu và giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc gấp nhiều lần.

Dưới đây, chúng mình sẽ tìm hiểu về 5 kỹ năng quan trọng, không thể thiếu để một người tồn tại và phát triển trong môi trường công việc đầy áp lực và nhiều thách thức như nghề kiểm toán:

1. Kỹ năng Word và Excel

Nhiều kiểm toán viên lâu năm trở thành “anh hùng bàn phím chính hiệu” khi sở hữu kỹ năng múa bàn phím điêu luyện với hàng loạt chưởng phím tắt liên hoàn thay vì mổ cò từng động tác di chuột. Mình thì không đạt đến trình độ “thượng thừa”, nhưng phải công nhận từ ngày làm kiểm toán, mình mới thấy rõ “sự vi diệu” của 2 công cụ tin học văn phòng tưởng như rất phổ thông này. Nói không quá, word và excel đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình làm việc của kiểm toán viên. Bạn sẽ thấy 2 công cụ này trong rất nhiều nhiệm vụ, phổ biến nhất là lập cáo báo và phân tích dữ liệu.

• Lập báo cáo kiểm toán: Word là một công cụ tốt để soạn thảo báo cáo kiểm toán chuyên nghiệp. Kỹ năng word của mình đã tiến bộ đáng kể, từ việc gõ văn bản đơn thuần trong trường đại học trở thành người hỗ trợ chỉnh sửa định dạng văn bản cho mọi người. Ở một góc độ khác, việc lập báo cáo trên word có vẻ hiển nhiên ai cũng biết, nhưng một điều khiến mình bất ngờ nữa là nhiều công ty kiểm toán lập báo cáo trên excel và quả thực, người lập được file mẫu này phải gọi là “không phải dạng vừa đâu”, bởi lường trước được các tình huống để người sử dụng chỉ cần nhập vài động tác là file tự chạy và in ra báo cáo vẫn chuẩn đẹp không thua gì file word.
• Phân tích dữ liệu: Tưởng tượng một ngày thế giới không có excel thì nghề kiểm toán chắc cũng bay màu, bởi không thể nào kiểm tra hàng chục, hàng trăm nghìn dòng giao dịch trong vài ngày. Nhờ có excel, chỉ với một vài chức năng cơ bản như Filter, Subtotal, Pivot Table,… kiểm toán đã có thể nhìn thấy bức tranh sơ lược về biến động kết quả kinh doanh qua các tháng của khách hàng hay tìm kiếm các giao dịch bất thường,… Nếu chưa tin, bạn có thể thử và trải nghiệm.

2. Kỹ năng làm việc nhóm

Làm nghề kiểm toán mà không có kỹ năng làm việc nhóm thì “tèo con mèo”. Bởi với khối lượng công việc một job lớn cộng với áp lực thời gian ngắn, một người không thể tự thực hiện tất cả thủ tục kiểm toán để lên báo cáo mà cần một nhóm, thế nên luôn có nhóm kiểm toán đi cùng nhau, tối thiểu là 2 người.

Trong job, trưởng nhóm sẽ phân chia mỗi người làm một số phần hành, và việc đối chiếu, so sánh số liệu cũng như trao đổi thông tin diễn ra liên tục. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ của bản thân, mọi người sẽ chủ động giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm, với mục đích chung là tận dụng tốt nhất thời gian ở khách hàng cũng như thu thập đủ dữ liệu để lập báo cáo, tránh tình trạng hết thời gian ở khách hàng mới phát hiện còn các thủ tục kiểm toán chưa thực hiện hoặc cần xin thêm tài liệu.

3. Kỹ năng quản lý thời gian

Công việc kiểm toán không phải chờ bạn trả hết file và báo cáo job này mới được phân job khác, mà các job luôn nối tiếp nhau liên tục. Cùng một thời điểm, bạn có thể đang đi khách hàng A nhưng cũng cần trả file khách hàng B và báo cáo của khách hàng C. Kỹ năng quản lý thời gian thực sự rất quan trọng để giúp bạn “tránh lụt”, đi job nào trả xong job đó, bởi 1 job lụt có thể kéo theo lụt các job tiếp theo.

Không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc, quản lý thời gian tốt cũng giúp “work” không nuốt mất “life”, nhất là trong mùa bận. Bạn vẫn có thể khéo léo sắp xếp vài cuộc gặp gỡ bạn bè, về ăn cơm cùng gia đình hay dành “me time” để tái tạo năng lượng. Chị Partner cũ của mình chia sẻ: “Chị thường tranh thủ 15 phút buổi trưa hay thời gian di chuyển đến khách hàng để đọc vài trang sách, hoặc sắp xếp các lịch cố định trong tuần để gặp bạn bè”.

4. Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống

Trong nghề kiểm toán, kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng để thành công. Kiểm toán viên không chỉ cần phải hiểu rõ số liệu mà còn phải trình bày và truyền đạt thông tin một cách chính xác và dễ hiểu đến khách hàng, đồng nghiệp và các bên liên quan. Đồng thời, bạn sẽ phải làm việc với nhiều người khác nhau, từ những người quản lý đến nhân viên của công ty. Điều này giúp bạn phát triển kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, từ việc trình bày phân tích của bạn cho đến giải quyết xung đột và thuyết phục người khác.

Càng lên các chức vụ cao trong nghề, thời gian dành cho công việc chuyên môn giảm tỉ lệ nghịch với yêu cầu về các kỹ năng mềm như giao tiếp, xử lý tình huống, đàm phán, thương lượng, chăm sóc và phát triển khách hàng càng tăng. Và nếu nhìn rộng ra, đây là mô hình chung của tất cả công việc. Vì vậy, hãy cố gắng luyện tập kỹ năng này từ những ngày đầu tiên đi làm.

5. Thích ứng nhanh và Luôn chuẩn bị cho sự thay đổi:

Kiểm toán viên thường phải làm việc với nhiều loại công ty khác nhau, từ ngân hàng đến công ty chăn nuôi gia súc hay các dự án phi chính phủ. Điều này một mặt giúp bạn trở thành người có kiến thức đa dạng về nhiều lĩnh vực, kể cả những lĩnh vực bạn chưa bao giờ quan tâm; mặt khác cũng yêu cầu bạn phải có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng và trí não luôn cần vận động để hiểu cách một doanh nghiệp hoạt động, từ mô hình sản xuất tới quản lý tài chính và các chiến lược kinh doanh vĩ mô.

Chấp nhận sự thật hiển nhiên này của nghề sẽ giúp bạn “không ngại job”, sẵn sàng nhận và thử thách bản thân ở các job mới, job khó hoặc làm việc với sếp và team mới.

Như bạn có thể thấy, nghề kiểm toán không chỉ đơn thuần về việc kiểm tra số liệu, mà còn là một cuộc phiêu lưu thú vị đưa bạn vào thế giới của con số và sáng tạo. Hãy tự hỏi mình: “Tôi sẽ làm gì với những con số này?” Đó là bí quyết để biến nghề kiểm toán trở thành một cuộc hành trình đầy hài hước và ý nghĩa!

Cảm ơn bạn đã ghé đọc,

Minh Hiền.